POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

GROUPE AMORA INC.

Dernière mise à jour : 2 août 2026

Groupe Amora inc. accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés.

La présente politique de confidentialité explique de quelle manière Groupe Amora inc. recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels des personnes qui visitent son site Internet, communiquent avec elle, demandent de l’information, utilisent ses services, deviennent clientes, soumettent leur candidature ou interagissent autrement avec l’entreprise.

Groupe Amora inc. agit conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, communément appelée la Loi 25.

La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis par Groupe Amora inc., notamment au moyen :

de son site Internet;
de ses formulaires électroniques;
du téléphone;
des courriels;
des messages textes ou SMS;
des réseaux sociaux;
des rencontres virtuelles ou en personne;
de ses contrats, questionnaires et documents administratifs;
de ses plateformes technologiques;
de ses relations avec ses clients, prospects, employés, candidats, fournisseurs et partenaires.

1. VOTRE RESPONSABILITÉ

Il est de votre responsabilité de prendre connaissance de la présente politique de confidentialité avant de nous transmettre des renseignements personnels.

En nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique et vous consentez à ce que Groupe Amora inc. recueille, utilise, conserve et communique ces renseignements conformément aux fins qui vous ont été indiquées et aux dispositions de la présente politique.

Lorsque la loi exige un consentement distinct ou exprès, notamment pour certaines communications commerciales, nous vous demanderons de manifester votre consentement de manière claire.

Si vous n’adhérez pas à la présente politique, vous devez éviter de nous transmettre vos renseignements personnels ou cesser de le faire.

Si vous nous avez déjà transmis des renseignements personnels et souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent dans la présente politique.

Le retrait d’un consentement pourrait toutefois limiter notre capacité à vous fournir certains services lorsque les renseignements concernés sont nécessaires à leur prestation.

2. NOTRE ENGAGEMENT

Groupe Amora inc. s’engage à appliquer des mesures de sécurité raisonnables ainsi que de saines pratiques de gouvernance et de gestion afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Nous nous efforçons de protéger ces renseignements pendant tout leur cycle de vie, soit depuis leur collecte jusqu’à leur destruction ou, lorsque la loi le permet, leur anonymisation, en passant par leur utilisation, leur communication et leur conservation.

Groupe Amora inc. s’engage notamment à :

ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires à ses activités;
informer les personnes concernées des fins de la collecte;
obtenir les consentements requis;
limiter l’accès aux renseignements personnels;
encadrer les fournisseurs de services qui traitent des renseignements pour notre compte;
mettre en place des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements;
traiter les demandes d’accès, de rectification et de retrait du consentement;
intervenir adéquatement en cas d’incident de confidentialité;
respecter les exigences légales applicables au Québec et au Canada.

Groupe Amora inc. ne vend ni ne loue les renseignements personnels de sa clientèle, de ses prospects, de ses employés ou de toute autre personne.

3. PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Groupe Amora inc. est :

Martin Arseneault
Groupe Amora inc.

Toute question, demande, plainte ou préoccupation concernant la présente politique ou la gestion des renseignements personnels peut être transmise à l’adresse suivante :

Courriel : martin.arseneault@amora-qc.com

La personne responsable veille notamment :

à l’application des lois relatives à la protection des renseignements personnels;
au respect des politiques et procédures internes;
au traitement des demandes d’accès ou de rectification;
au traitement des plaintes;
à la gestion des incidents de confidentialité;
à la réalisation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque celles-ci sont requises.

4. DÉFINITION D’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Selon la nature de votre relation avec Groupe Amora inc., nous pourrions recueillir les renseignements suivants.

4.1 Renseignements d’identification

nom et prénom;
date de naissance ou âge;
genre;
état civil;
langue d’usage;
photographie;
signature;
copie d’une pièce d’identité lorsque nécessaire.

4.2 Coordonnées

adresse civique;
adresse courriel;
numéro de téléphone;
numéro de téléphone cellulaire;
identifiants ou coordonnées utilisés sur les réseaux sociaux;
préférences quant aux moyens de communication.

4.3 Renseignements relatifs aux services de rencontres

Lorsque vous utilisez nos services de rencontres, nous pouvons recueillir des renseignements portant notamment sur :

votre situation personnelle et familiale;
vos préférences relationnelles;
vos intérêts et activités;
vos valeurs;
vos attentes;
vos habitudes de vie;
votre profession;
votre niveau de scolarité;
votre lieu de résidence;
votre historique relationnel;
les caractéristiques recherchées chez un partenaire;
les résultats de questionnaires ou d’entrevues;
vos commentaires concernant certaines présentations;
les notes nécessaires au suivi de votre dossier.

Certains de ces renseignements peuvent être considérés comme sensibles en raison de leur nature ou du contexte dans lequel ils sont utilisés. Nous leur accordons un niveau de protection accru.

4.4 Renseignements financiers et transactionnels

renseignements relatifs à la facturation;
historique des paiements;
type de forfait acheté;
montant des transactions;
renseignements nécessaires au financement ou au traitement des paiements;
renseignements liés aux remboursements.

Les renseignements complets de cartes de paiement sont généralement traités par des fournisseurs spécialisés en traitement des paiements et ne sont pas nécessairement conservés directement dans nos systèmes.

4.5 Renseignements liés aux communications

contenu des courriels;
contenu des SMS et messages textes;
historique des appels;
demandes d’information;
plaintes;
commentaires;
notes de suivi;
enregistrements d’appels, lorsque permis et lorsque la personne en est informée;
statut de livraison, de lecture ou de réponse des communications électroniques, lorsque cette information est fournie par nos systèmes.

4.6 Renseignements technologiques

Lorsque vous consultez notre site Internet ou utilisez certaines de nos plateformes, nous pouvons recueillir :

l’adresse IP;
le type d’appareil;
le type de navigateur;
le système d’exploitation;
les pages consultées;
la date et l’heure des visites;
les données recueillies au moyen de témoins de connexion;
les interactions avec nos formulaires, courriels ou communications;
les renseignements techniques nécessaires à la sécurité de nos systèmes.

4.7 Renseignements relatifs à l’emploi

Lorsque vous posez votre candidature ou êtes à l’emploi de Groupe Amora inc., nous pouvons recueillir :

votre curriculum vitæ;
vos coordonnées;
vos expériences professionnelles;
vos diplômes et qualifications;
vos références;
les résultats d’entrevues;
les renseignements nécessaires à la gestion de l’emploi;
les renseignements relatifs à la paie et aux avantages sociaux;
les renseignements requis par les lois fiscales, administratives ou du travail.

4.8 Renseignements qui ne sont généralement pas personnels

Certains renseignements professionnels ou d’affaires peuvent ne pas être considérés comme des renseignements personnels lorsqu’ils concernent l’exercice d’une fonction dans une entreprise, notamment :

le nom;
le titre;
la fonction;
l’adresse professionnelle;
l’adresse courriel professionnelle;
le numéro de téléphone professionnel.

Les renseignements rendus publics en vertu de la loi peuvent également être exclus de la définition de renseignement personnel.

5. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SENSIBLES

Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque, par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un degré élevé d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Les renseignements sensibles peuvent notamment concerner :

la santé;
la situation financière;
la vie intime;
les caractéristiques biométriques;
les croyances religieuses;
l’origine ethnique;
l’orientation sexuelle;
certaines expériences personnelles ou relationnelles.

Compte tenu de la nature des services de Groupe Amora inc., certains renseignements fournis dans le cadre d’une entrevue d’inscription ou d’un accompagnement peuvent être sensibles.

Nous limitons leur collecte à ce qui est raisonnablement nécessaire et appliquons des mesures de protection proportionnelles à leur sensibilité.

Lorsque la loi l’exige, nous obtenons un consentement exprès avant d’utiliser ou de communiquer un renseignement personnel sensible.

6. FINS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels pour des fins déterminées, notamment afin de :

6.1 Répondre aux demandes

répondre à une demande d’information;
communiquer avec une personne qui a rempli un formulaire;
planifier un appel ou une rencontre;
évaluer sommairement l’admissibilité à nos services;
fournir de l’information concernant nos forfaits ou nos activités.

6.2 Fournir nos services

ouvrir et gérer un dossier;
préparer un profil;
organiser une entrevue;
réaliser des vérifications;
effectuer des recherches de candidats compatibles;
présenter des profils;
assurer les suivis entre les personnes;
offrir de l’accompagnement, du coaching, de la photographie ou du stylisme;
gérer les pauses, modifications, renouvellements ou fermetures de dossiers;
exécuter les obligations prévues à un contrat.

6.3 Communiquer avec vous

confirmer un rendez-vous;
rappeler une rencontre;
transmettre un document;
envoyer une confirmation;
effectuer un suivi de service;
répondre à une question;
transmettre une information administrative;
informer une personne d’une activité ou d’une possibilité de rencontre;
envoyer des communications commerciales avec le consentement requis.

6.4 Administrer les opérations

traiter les paiements;
produire des factures;
gérer les comptes;
tenir les dossiers comptables;
traiter une demande de remboursement;
gérer les relations avec les fournisseurs;
répondre à nos obligations fiscales, juridiques et administratives.

6.5 Améliorer nos services

mesurer la satisfaction;
analyser la qualité du service;
former les membres de notre équipe;
effectuer des contrôles de qualité;
améliorer nos processus;
développer de nouveaux services;
produire des statistiques internes.

Lorsque nous produisons des rapports ou des statistiques internes, nous privilégions l’utilisation de données agrégées ou dépersonnalisées lorsque cela est possible.

6.6 Assurer la sécurité et protéger nos droits

prévenir la fraude;
confirmer l’identité d’une personne;
protéger notre clientèle et notre personnel;
détecter les utilisations non autorisées;
assurer la sécurité informatique;
documenter les incidents;
faire respecter un contrat;
exercer ou défendre un droit ou un recours;
respecter une obligation légale.

7. MOYENS UTILISÉS POUR RECUEILLIR LES RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels :

directement auprès de vous;
par téléphone;
au moyen d’un formulaire;
pendant une rencontre virtuelle ou en personne;
par courriel;
par SMS ou message texte;
au moyen de notre site Internet;
par l’intermédiaire de nos pages de médias sociaux;
au moyen de nos systèmes de gestion de la relation client;
auprès d’un fournisseur ou partenaire autorisé;
auprès d’une personne que vous avez autorisée à communiquer avec nous;
auprès de sources publiques lorsque la loi le permet.

Nous veillons à ne recueillir que les renseignements raisonnablement nécessaires aux fins déterminées.

8. COMMUNICATIONS PAR COURRIEL ET PAR SMS

Groupe Amora inc. peut utiliser l’adresse courriel ou le numéro de téléphone cellulaire d’une personne pour lui transmettre des communications électroniques.

Ces communications peuvent être de nature administrative, transactionnelle, relationnelle ou commerciale.

8.1 Communications administratives ou transactionnelles

Nous pouvons transmettre des courriels ou des SMS nécessaires à la gestion d’une demande ou d’un service, notamment pour :

confirmer la réception d’un formulaire;
confirmer, modifier ou rappeler un rendez-vous;
répondre à une demande;
transmettre une information concernant un dossier;
assurer un suivi demandé par la personne;
confirmer une transaction;
transmettre une facture ou un document;
communiquer une information importante concernant un service en cours;
informer une personne d’une modification touchant son dossier ou son contrat.

Ces communications sont généralement liées à une demande initiée par la personne, à une relation contractuelle ou à la prestation d’un service.

8.2 Communications commerciales

Avec le consentement requis par la loi, Groupe Amora inc. peut transmettre des communications électroniques commerciales concernant notamment :

ses services;
ses forfaits;
ses promotions;
ses événements;
ses activités;
ses nouveautés;
ses offres spéciales;
des invitations à prendre rendez-vous;
des suivis auprès de prospects;
des rappels concernant une offre ou une demande d’information.

Les messages électroniques commerciaux peuvent être transmis par courriel, SMS ou tout autre moyen électronique permis.

8.3 Consentement aux communications commerciales

Avant de transmettre un message électronique commercial, Groupe Amora inc. obtient le consentement exprès ou s’assure de pouvoir s’appuyer sur un consentement tacite reconnu par la loi.

Le consentement exprès peut notamment être obtenu :

au moyen d’une case à cocher;
dans un formulaire d’inscription;
verbalement pendant un appel;
par courriel;
par SMS;
dans un contrat;
au moyen d’une demande claire formulée par la personne.

Lorsque le consentement est donné verbalement, nous pouvons consigner dans nos dossiers :

la date;
l’heure;
le moyen utilisé;
l’identité de la personne;
la nature du consentement obtenu;
le nom de la personne ayant recueilli le consentement.

Le fait de fournir un numéro de téléphone ou une adresse courriel ne constitue pas automatiquement, à lui seul, un consentement illimité à recevoir toutes les communications commerciales.

Nous conservons, lorsque requis, une preuve du consentement ou des circonstances permettant de conclure à l’existence d’un consentement tacite.

8.4 Contenu des messages

Les communications commerciales de Groupe Amora inc. identifient clairement l’entreprise ou permettent au destinataire de déterminer facilement au nom de qui le message est transmis.

Elles comportent également un mécanisme permettant au destinataire de retirer son consentement ou de se désabonner.

8.5 Désabonnement des SMS

Une personne qui ne souhaite plus recevoir de SMS commerciaux peut notamment :

répondre STOP;
répondre ARRÊT;
utiliser toute autre instruction de désabonnement indiquée dans le message;
communiquer avec Groupe Amora inc.;
écrire à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Des frais standards de messagerie et de données imposés par le fournisseur de services mobiles peuvent s’appliquer à la réception ou à l’envoi de SMS.

Le désabonnement des communications commerciales n’empêche pas nécessairement l’envoi de communications administratives ou transactionnelles nécessaires à l’exécution d’un contrat, à la gestion d’un rendez-vous ou au traitement d’une demande en cours.

8.6 Désabonnement des courriels

Une personne peut se désabonner des courriels commerciaux :

en utilisant le lien de désabonnement présent dans le courriel;
en modifiant ses préférences de communication;
en communiquant directement avec Groupe Amora inc.

Nous donnons suite aux demandes de désabonnement conformément aux délais prévus par la loi.

8.7 Erreur de numéro ou destinataire non autorisé

Si une personne reçoit un SMS ou un courriel qui ne lui était pas destiné, elle est invitée à nous en informer afin que nous puissions corriger nos dossiers et cesser les communications lorsque cela est approprié.

8.8 Fréquence des communications

La fréquence des communications peut varier selon :

la nature de la demande;
le statut du dossier;
les préférences exprimées;
les services utilisés;
les activités ou promotions en cours.

Nous nous efforçons de limiter la fréquence des communications à ce qui est raisonnable dans les circonstances.

9. FOURNISSEURS DE SERVICES TECHNOLOGIQUES

Groupe Amora inc. utilise des fournisseurs de services technologiques pour soutenir ses activités.

Ces fournisseurs peuvent notamment offrir des services de :

gestion de la relation client;
hébergement informatique;
stockage infonuagique;
courriel;
messagerie SMS;
automatisation des communications;
prise de rendez-vous;
gestion de contrats;
signatures électroniques;
traitement de paiements;
analyse de données;
sécurité informatique;
soutien technique.

Dans le cadre de la prestation de leurs services, certains fournisseurs pourraient avoir accès à certains renseignements personnels ou les traiter pour notre compte.

Nous nous efforçons de limiter les renseignements communiqués à ce qui est nécessaire à la prestation du service et de choisir des fournisseurs qui appliquent des mesures raisonnables de sécurité et de confidentialité.

Lorsque cela est requis, nos ententes avec ces fournisseurs prévoient notamment :

la confidentialité des renseignements;
l’utilisation limitée aux fins autorisées;
des mesures de sécurité;
la déclaration des incidents;
la conservation et la destruction des renseignements;
la coopération en cas de demande d’une personne concernée;
l’interdiction d’utiliser les renseignements à des fins non autorisées.

10. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS À DES TIERS

Groupe Amora inc. ne communique pas de renseignements personnels à un tiers sans consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.

Des renseignements pourraient être communiqués :

à un fournisseur de services qui agit pour notre compte;
à un professionnel, notamment un avocat, un comptable, un assureur ou un conseiller;
à une institution financière ou à un fournisseur de traitement des paiements;
à une autorité gouvernementale, administrative ou judiciaire;
à un organisme chargé de l’application de la loi;
à une personne autorisée par la personne concernée;
dans le cadre d’une transaction commerciale permise par la loi;
lorsque cela est nécessaire afin de prévenir un acte de violence ou un préjudice sérieux;
lorsque cela est nécessaire afin d’exercer ou de défendre un droit.

Les fournisseurs qui traitent des renseignements pour notre compte ne sont pas autorisés à les utiliser pour leurs propres fins, sauf lorsque la loi ou une entente distincte avec la personne concernée le permet.

11. COMMUNICATION OU CONSERVATION À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC

Certains fournisseurs de services utilisés par Groupe Amora inc. peuvent exploiter des serveurs ou avoir des employés situés à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Par conséquent, certains renseignements personnels pourraient être :

hébergés à l’extérieur du Québec;
conservés dans une autre province ou un autre pays;
accessibles à du personnel situé à l’extérieur du Québec;
soumis aux lois de la juridiction dans laquelle ils sont traités.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Groupe Amora inc. réalise, lorsque la loi l’exige, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Cette évaluation tient notamment compte :

de la sensibilité des renseignements;
des fins de leur utilisation;
des mesures de protection en place;
du régime juridique applicable dans la juridiction concernée;
des modalités contractuelles conclues avec le fournisseur.

La communication est effectuée lorsque nous estimons que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate dans les circonstances.

12. TÉMOINS DE CONNEXION ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Notre site Internet peut utiliser des témoins de connexion, également appelés « cookies », ainsi que d’autres technologies similaires.

Un témoin est un petit fichier enregistré sur l’appareil d’un visiteur lorsqu’il consulte un site Internet.

Les témoins peuvent servir à :

assurer le fonctionnement du site;
mémoriser certaines préférences;
faciliter la navigation;
mesurer l’audience;
analyser l’utilisation du site;
améliorer l’expérience;
mesurer l’efficacité de certaines campagnes;
sécuriser le site;
personnaliser certains contenus, lorsque permis.

12.1 Témoins essentiels

Certains témoins sont nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à l’accessibilité du site. Leur désactivation pourrait empêcher certaines fonctionnalités de fonctionner correctement.

12.2 Témoins analytiques et publicitaires

Lorsque requis, les témoins non essentiels, notamment ceux utilisés à des fins analytiques ou publicitaires, sont activés selon les préférences exprimées par le visiteur.

12.3 Gestion des préférences

Les visiteurs peuvent gérer leurs préférences :

au moyen de la fenêtre de consentement aux témoins;
dans les paramètres de leur navigateur;
au moyen des outils de gestion des préférences offerts sur le site.

La désactivation de certains témoins pourrait modifier l’expérience de navigation ou limiter certaines fonctionnalités.

13. RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LES PERSONNES MINEURES

Les services de Groupe Amora inc. s’adressent aux personnes majeures.

Nous ne cherchons pas à recueillir volontairement des renseignements personnels concernant des personnes mineures dans le cadre de nos services de rencontres.

Lorsqu’un renseignement concernant une personne âgée de moins de 14 ans est recueilli dans un autre contexte, le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur est requis, sauf lorsque la loi prévoit autrement.

Si vous croyez qu’un mineur nous a transmis des renseignements personnels sans l’autorisation requise, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

14. EMPLOYÉS ET CANDIDATS

Lorsque vous transmettez une candidature ou êtes à l’emploi de Groupe Amora inc., nous recueillons uniquement les renseignements personnels raisonnablement nécessaires :

à l’évaluation de la candidature;
au processus d’embauche;
à la vérification des références;
à la gestion de la relation d’emploi;
à la rémunération;
à la formation;
à l’évaluation du rendement;
à la gestion des absences;
au respect de nos obligations légales.

Les renseignements sont accessibles uniquement aux personnes qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Les candidats et employés peuvent communiquer avec la personne responsable pour toute question concernant la gestion de leurs renseignements personnels.

15. CONSENTEMENT

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous cherchons à obtenir un consentement qui soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises.

La demande de consentement est présentée séparément de toute autre information lorsque la loi l’exige.

La forme du consentement peut varier selon :

la sensibilité des renseignements;
les fins visées;
le contexte de la collecte;
les attentes raisonnables de la personne;
les exigences légales applicables.

Le consentement peut être exprès ou, lorsque la loi le permet, tacite.

Nous pouvons utiliser un renseignement personnel sans obtenir un nouveau consentement lorsque son utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles il a initialement été recueilli ou lorsqu’une exception prévue par la loi s’applique.

16. RETRAIT DU CONSENTEMENT

Une personne peut retirer son consentement à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables.

Pour retirer un consentement, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous vous informerons des conséquences raisonnablement prévisibles du retrait lorsque celles-ci sont importantes.

Le retrait du consentement peut notamment entraîner :

l’arrêt de certaines communications;
l’impossibilité de maintenir certaines préférences;
la limitation de certains services;
l’impossibilité de poursuivre une prestation nécessitant les renseignements concernés.

Le retrait du consentement ne rend pas illégales les utilisations ou communications qui ont été effectuées avant son retrait conformément au consentement alors en vigueur.

17. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PAR LE PERSONNEL

L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés, représentants et collaborateurs qui doivent raisonnablement y avoir accès afin d’accomplir les tâches liées à leurs fonctions.

Les accès sont accordés selon le principe du besoin de savoir.

Selon les circonstances, nous utilisons notamment :

des comptes individuels;
des mots de passe;
des permissions d’accès;
des mécanismes d’authentification;
des mesures de journalisation;
des règles internes de confidentialité;
des engagements de confidentialité;
des formations et rappels.

Pour obtenir de l’information sur les catégories de personnes ayant accès à vos renseignements, vous pouvez communiquer avec la personne responsable.

18. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire :

à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis;
à la prestation des services;
au maintien des dossiers administratifs;
au respect de nos obligations légales;
à la gestion d’une plainte ou d’un différend;
à la défense de nos droits;
au respect des délais de prescription applicables.

Les durées de conservation peuvent varier selon la nature des renseignements, la relation avec la personne et les exigences légales applicables.

Certains renseignements peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils sont nécessaires à la preuve d’une transaction, à l’exécution d’un contrat ou à la défense d’un recours.

Pour connaître les principes applicables à la conservation d’une catégorie particulière de renseignements, vous pouvez communiquer avec la personne responsable.

19. DESTRUCTION ET ANONYMISATION

À l’expiration de la période de conservation applicable, les renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire.

Selon le support, la destruction peut notamment être effectuée par :

déchiquetage;
effacement sécurisé;
suppression des comptes;
écrasement des données;
destruction physique du support;
recours à un fournisseur spécialisé.

Lorsque la loi le permet, certains renseignements peuvent être anonymisés plutôt que détruits afin d’être utilisés à des fins sérieuses et légitimes.

L’anonymisation doit être effectuée selon les exigences légales et les meilleures pratiques généralement reconnues, de manière à ce qu’il ne soit plus raisonnablement possible d’identifier directement ou indirectement la personne.

La dépersonnalisation d’un renseignement ne correspond pas nécessairement à son anonymisation complète.

20. MESURES DE SÉCURITÉ

Groupe Amora inc. applique des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques raisonnables, en fonction notamment :

de la sensibilité des renseignements;
de la finalité de leur utilisation;
de leur quantité;
de leur support;
des risques auxquels ils sont exposés.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

la limitation des accès;
l’utilisation de mots de passe;
l’authentification multifactorielle lorsque disponible;
la protection des appareils;
les sauvegardes;
le chiffrement offert par certains systèmes;
la mise à jour des logiciels;
les pare-feu et outils de cybersécurité;
les engagements de confidentialité;
la formation du personnel;
les procédures de gestion des incidents;
la destruction sécuritaire.

Malgré les mesures mises en place, aucun système technologique ne peut garantir une sécurité absolue.

Toute personne qui transmet des renseignements au moyen d’Internet, du courriel, d’un SMS ou d’un autre moyen technologique doit être consciente qu’un risque résiduel demeure.

21. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Un incident de confidentialité peut notamment correspondre :

à l’accès non autorisé à un renseignement personnel;
à l’utilisation non autorisée d’un renseignement;
à la communication non autorisée d’un renseignement;
à la perte d’un renseignement;
à toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Lorsqu’un incident survient, Groupe Amora inc. prend les mesures raisonnables afin de réduire les risques qu’un préjudice soit causé et d’empêcher qu’un incident semblable se reproduise.

Nous pouvons notamment :

sécuriser les systèmes concernés;
suspendre certains accès;
modifier des mots de passe;
communiquer avec un fournisseur;
enquêter sur les circonstances;
documenter l’incident;
aviser les personnes concernées;
aviser la Commission d’accès à l’information;
aviser toute autre autorité compétente.

Lorsque l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées conformément à la loi.

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences applicables.

22. DROIT D’ACCÈS

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, une personne peut demander :

de confirmer si nous détenons des renseignements personnels à son sujet;
d’obtenir l’accès à ces renseignements;
d’obtenir une copie des renseignements;
d’obtenir de l’information concernant leur utilisation ou leur communication.

Lorsque les renseignements sont informatisés, la personne peut, dans les circonstances prévues par la loi, demander qu’ils soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

La demande doit être faite par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous pouvons demander des renseignements raisonnables afin de confirmer l’identité du demandeur.

23. DROIT DE RECTIFICATION

Une personne peut demander la rectification d’un renseignement personnel lorsque celui-ci est :

inexact;
incomplet;
équivoque;
recueilli, utilisé, communiqué ou conservé contrairement à la loi.

Elle peut également demander que certains renseignements soient supprimés lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies.

Lorsqu’une rectification est effectuée, nous avisons, lorsque requis, les personnes ou organisations auxquelles le renseignement a été communiqué ou de qui il a été reçu.

24. DROIT À LA CESSATION DE DIFFUSION ET À LA DÉSINDEXATION

Dans les circonstances prévues par la loi, une personne peut demander :

de cesser la diffusion d’un renseignement personnel;
de désindexer un hyperlien rattaché à son nom;
de réindexer un hyperlien permettant l’accès à un renseignement.

Chaque demande est analysée selon les critères prévus par la loi, notamment :

la nature du renseignement;
sa sensibilité;
le temps écoulé;
l’intérêt public;
la liberté d’expression;
le préjudice subi;
le rôle public de la personne concernée.

25. TRAITEMENT DES DEMANDES

Les demandes d’accès, de rectification ou relatives à l’exercice d’un droit doivent être transmises par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

La demande doit contenir suffisamment de renseignements pour permettre :

d’identifier la personne;
de comprendre la nature de la demande;
de retrouver les renseignements concernés.

Nous pouvons demander une preuve d’identité.

La personne responsable peut prêter assistance à une personne qui éprouve des difficultés à formuler sa demande.

Une réponse écrite est normalement transmise dans les trente jours suivant la réception de la demande.

Lorsque la loi le permet, le délai peut être prolongé et la personne en sera avisée.

26. FRAIS

L’accès aux renseignements personnels et leur rectification sont généralement gratuits.

Des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour :

la transcription;
la reproduction;
la transmission;
la préparation de copies particulières.

Lorsque des frais sont applicables, la personne sera informée à l’avance du montant approximatif.

27. REFUS D’UNE DEMANDE

Lorsqu’une demande est refusée en totalité ou en partie, la personne responsable informe le demandeur :

des motifs du refus;
de la disposition légale sur laquelle le refus est fondé;
des recours disponibles;
des délais dans lesquels ces recours peuvent être exercés.

Sur demande, la personne responsable peut prêter assistance afin d’aider le demandeur à comprendre le refus.

28. TRAITEMENT DES PLAINTES

Toute personne qui estime que Groupe Amora inc. n’a pas respecté ses droits en matière de protection des renseignements personnels peut transmettre une plainte à la personne responsable.

La plainte doit idéalement contenir :

le nom et les coordonnées de la personne;
une description de la situation;
les dates pertinentes;
les personnes impliquées;
les documents pertinents;
la solution recherchée.

La plainte est traitée de manière confidentielle.

La personne responsable peut communiquer avec le plaignant afin d’obtenir des précisions ou des documents supplémentaires.

Un suivi est normalement transmis par écrit dans les trente jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à l’analyse.

Si un délai supplémentaire est requis, la personne en sera informée.

Une personne peut également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

29. LIENS VERS DES SITES EXTERNES ET RÉSEAUX SOCIAUX

Notre site Internet, nos courriels ou nos pages de médias sociaux peuvent contenir des liens vers des sites ou plateformes exploités par des tiers.

Groupe Amora inc. n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces tiers.

Lorsqu’une personne interagit avec nous par l’intermédiaire d’un réseau social, la plateforme concernée peut recueillir et utiliser des renseignements selon ses propres politiques.

Nous recommandons de consulter les politiques de confidentialité des sites et plateformes utilisés.

30. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE

Groupe Amora inc. peut modifier la présente politique afin de tenir compte :

de l’évolution de ses pratiques;
de nouveaux services;
de changements technologiques;
de modifications législatives ou réglementaires;
de recommandations des autorités compétentes.

La version mise à jour sera publiée sur notre site Internet avec la date de la dernière mise à jour.

Lorsqu’une modification importante touche l’utilisation des renseignements personnels, nous prendrons des moyens raisonnables afin d’en informer les personnes concernées et d’obtenir un nouveau consentement lorsque celui-ci est requis.

31. APPROBATION ET PUBLICATION

La présente politique est approuvée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Groupe Amora inc.

Elle est publiée sur le site Internet de l’entreprise afin d’être facilement accessible aux personnes concernées.

32. COORDONNÉES

Groupe Amora inc.
Siège social — sur rendez-vous seulement
6000, boulevard de Rome, bureau 300
Brossard (Québec) J4Y 0B6

Téléphone : 514 656-8900
Sans frais : 1 844 656-8900
Site Internet : amora-qc.com
Courriel concernant la protection des renseignements personnels : martin.arseneault@amora-qc.com

33. FORMULATION SUGGÉRÉE POUR LE CONSENTEMENT AUX SMS

La formulation suivante peut être utilisée à proximité d’une case à cocher non présélectionnée :

□ J’accepte de recevoir de Groupe Amora inc. des messages textes concernant ma demande d’information, les services offerts, les prises de rendez-vous, les suivis et les promotions. Je peux retirer mon consentement en tout temps en répondant STOP ou ARRÊT. Des frais standards de messagerie et de données peuvent s’appliquer.

Le consentement aux messages commerciaux ne devrait pas être présenté comme une condition obligatoire d’accès aux services lorsque ces messages ne sont pas nécessaires à la prestation du service.

34. FORMULATIONS SUGGÉRÉES POUR LES SMS

34.1 Message suivant une demande d’information

Groupe Amora : Merci pour votre intérêt envers nos services. Un membre de notre équipe communiquera avec vous prochainement. Pour ne plus recevoir de messages promotionnels, répondez STOP. Information : 514 656-8900.

34.2 Rappel de rendez-vous

Groupe Amora : Rappel de votre rendez-vous prévu le [date] à [heure]. Pour modifier ou annuler votre rendez-vous, communiquez avec nous au 514 656-8900.

34.3 Message promotionnel

Groupe Amora : [Insérer l’offre ou la promotion]. Pour obtenir de l’information, répondez à ce message ou communiquez avec nous au 514 656-8900. Pour vous désabonner, répondez STOP.

35. REGISTRE DES CONSENTEMENTS

Groupe Amora inc. peut conserver les renseignements nécessaires afin de démontrer qu’un consentement a été obtenu, notamment :

le nom de la personne;
son numéro de téléphone ou son adresse courriel;
la date et l’heure du consentement;
la source du consentement;
le texte présenté au moment du consentement;
le type de communications accepté;
la preuve de l’action effectuée;
la date du retrait du consentement;
la méthode utilisée pour le retrait.

Ces renseignements peuvent être conservés pendant la période raisonnablement nécessaire afin de démontrer le respect des obligations légales de Groupe Amora inc.